Unter formellem Arbeiten werden alle Aktivitäten der Öffentlichen Verwaltung verstanden, die dokumentiert und nachvollziehbar sein müssen. Dies beinhaltet sowohl das bisher mit dem ELAK durchgeführte dokumentbasierte Arbeiten als auch das Arbeiten mit Fachapplikationen.

Die formelle Zusammenarbeit in der Verwaltung bedarf eines gemeinsamen Werkzeuges. Dieses Werkzeug basiert, wie andere Module auch, auf einem Workflow System.

Das Werkzeug muss die notwendigen organisatorischen Regelungen und Rahmenbedingungen im Sinne eines Assistenten unterstützen.

Verfahrensabwicklungen aus Fachanwendungen werden wechselseitig integriert, um aus organisatorischer Sicht einen einheitlichen, gemeinsamen Arbeitsvorrat zu ermöglichen.

Die formelle Kommunikation zwischen den das Werkzeug anwendenden Stellen der öffentlichen Verwaltung (in der Folge als Mandanten bezeichnet) erfolgt - zur Vermeidung von Medienbrüchen und zur Sicherstellung der Vollständigkeit der Dokumentation ausschließlich - innerhalb des Werkzeugs.

Das Werkzeug muss die Interaktion citizen to government unterstützen (z. B. elektronische Formulare, Verfahrensstatusmeldung).

In Zukunft soll jedes Informationselement (z.B. Textdokument, Ton-Dokument, Teamroom, Chatverlauf) nur mehr zwei Stati besitzen: „Frei“ und „Sicher“.

Folgende Kriterien unterscheiden sich zwischen „Frei“ und „Sicher“. Ein sicheres Informationselement kann aus einem Dokument bestehen (z.B. E-Mail), kann allerdings auch mehrere Elemente beinhalten und auch einen Workflow nutzen. In der „größten Ausbaustufe“ des sicheren Informationselementes würde es dann dem heutigen Akt entsprechen.

Jedes sichere Informationselement besitzt genau eine Geschäftszahl. Diese ist so aufzubauen, dass bei Zuständigkeitsänderungen keine Änderung bestehender Geschäftszahlen erforderlich ist (z. B. kein Ressortkürzel und keine OE in GZ): Eindeutige Kennnummer des Systems . laufende Nummer/Jahr

Unterschiedliche Zahlenkreise zwischen Eingangsstück und Akten können dadurch entfallen.

Ergebnisse des informellen Arbeitens (Status „Frei“) sollen ohne großen Aufwand in den Status „Sicher“ übergeführt werden können. Die Statusänderung von informellen Elementen („Standard“) in formelle („Sicher“) ist jederzeit möglich. Die Statusänderung von „Sicher“ (formellen Elementen) in „Standard“ (informelle Elemente) ist jedoch nicht möglich.

Elektronische Eingänge müssen verarbeitet werden können. Die Typen der elektronischen Eingänge sind vorweg zu definieren, es sollen nur wenige sein. Digitalisierung von Papiereingängen mittels Scanning und die Übernahme von Informationen aus dem informellen Arbeiten gehören dazu. Dabei müssen, soweit möglich, relevante Meta-Informationen automatisationsunterstützt übernommen werden.

Es kann auch fachliche Prozesse geben, in denen im Eingangsmanagement sofort sichere Informationselemente erzeugt werden müssen (z.B. Eintreffen einer parlamentarischen Anfrage)

Es gibt nur einen Geschäftsfall-Typus, den „Akt“. Geschäftsfälle müssen beliebig miteinander verknüpft werden können. Die bisherige Verknüpfungsmöglichkeit über „Vorzahl“ und „Nachzahl“ entfällt. Die Unterscheidung zwischen Sachakten, Namensakten, Faszikelakten etc. fällt weg. Jedem sicheren Informationselement kann auch ein Prozess hinzugefügt werden.

Ein Eingangsstück ist eine geschäftsfallrelevante Information, bei der nachvollziehbar und gesichert die Quelle der Information (=Einbringer) und das Datum der Einbringung festgehalten wird.